woensdag 16 juni 2010

E-mailmarkeTIP #6: Zorg voor een betrouwbare uitstraling

Het versturen van een nieuwsbrief of promotionele mailing is – in essentie – het overbrengen van een boodschap. Zoals bij elke boodschap die overgebracht wordt, kijkt de ontvanger ervan – al dan niet bewust – zowel naar de afzender als naar de inhoud van de boodschap. Daarbij kent hij aan de status van de afzender de hoogste prioriteit toe: als hij de afzender niet respecteert / waardeert / vertrouwt, zal hij de inhoud niet of nauwelijks bekijken.

Wat betekent dit voor je nieuwsbrief?
Om een betrouwbare uitstraling te bewerkstelligen, moet je een aantal zaken goed in de gaten houden. Hieronder een overzicht.

Gebruik een persoonlijk e-mailadres
Zoals “marieke@bedrijfsnaam.nl”, en dus geen “info@bedrijfsnaam.nl” of ”nieuwsbrief@bedrijfsnaam.nl”. Ook wanneer de nieuwsbrief niet altijd door dezelfde persoon verstuurd wordt, of wanneer een aparte (online) marketingafdeling verantwoordelijk is voor de verzending, dient de naam van een medewerker gekozen te worden die vermeld wordt als afzender van de nieuwsbrief. Het nodigt de lezers meer uit tot reageren en het motiveert de verzender om extra secuur te werken. Immers, zijn of haar naam staat erbij!

Speciale aandacht in dit opzicht voor het welbekende “noreply@bedrijfsnaam.nl”. Dat is uit den boze! Als je niet wilt dat reacties op je nieuwsbrief binnenkomen op je persoonlijke e-mailadres, wat best te begrijpen is wanneer je een grote verzendlijst hebt, zorg dan voor een alternatief “reply-to”-adres. Er is niks meer frustrerend voor de ontvanger van een nieuwsbrief dan te constateren dat hij de vraag die hij heeft, niet kan stellen door op de “Reply”-knop te drukken in zijn e-mailprogramma.

Gebruik een treffende onderwerpregel
De onderwerpregel moet een korte samenvatting zijn van, of een inleiding geven op, de inhoud van het bericht. Wanneer deze twee niet correct op elkaar zijn afgestemd, ontstaan bij de ontvanger verwachtingen waaraan niet tegemoet wordt gekomen. Dat is zeer ongewenst.

Beloof in de onderwerpregel dus geen “tips en adviezen over onderhoud van uw tuinmeubilair” als je nieuwsbrief voornamelijk bestaat uit aanbiedingen uit je webshop. Kondig in de onderwerpregel geen netwerkevenement aan om vervolgens in je bericht vooral op te scheppen over de projecten die je bedrijf de afgelopen maand heeft opgeleverd. Wees je bewust van de verwachtingen die je creëert, en maak deze waar!

Gebruik een persoonlijke aanhef
Verreweg de meeste applicaties voorzien in het gebruik van zogenaamde “replacers”. Dit zijn korte codes, zoals [[VOORNAAM]] of [[BEDRIJFSNAAM]], die voor elke afzonderlijke ontvanger worden vervangen door de waarde die daarvoor is opgeslagen in de verzendlijst. Op die manier is het makkelijk om de nieuwsbrief altijd te laten beginnen met “Beste Peter,” in plaats van “Beste nieuwsbrieflezer,”. Zorg echter wel dat je verzendlijst perfect is ingevuld, want typefouten of weglatingen komen erg onprofessioneel over!

Wanneer je niet over alle informatie van een bepaald contact beschikt, kun je bij zijn of haar gegevens in de kolom “bedrijfsnaam” bijvoorbeeld invullen “jouw organisatie” en dan alsnog de replacer gebruiken. In dat geval wordt de betreffende ontvanger weliswaar niet persoonlijk aangesproken, maar er ontstaat in elk geval ook geen lelijk gat in een zin.

Wees consequent in je verzendfrequentie
Hoe consequenter, des te beter. Probeer zoveel mogelijk dezelfde tijdsintervallen tussen mailings te hanteren. Ook wanneer het om een tijdelijke campagne gaat, dien je hier rekening mee te houden. Wanneer je het gevoel hebt dat je geen regelmaat aan kunt brengen in het verzenden van een nieuwsbrief, dien je kritisch te kijken naar je planning. Het is beter om eenmaal per kwartaal een goed verzorgde mailing te versturen, dan de ene keer na één maand en de andere keer na twee maanden half werk af te leveren.

Voor eenmanszaken is het soms lastig om de voorgenomen verzendfrequentie te handhaven, zeker wanneer die hoog ligt. Probeer dan alsnog de spreiding minimaal te houden. De ene keer aan het begin van de maand en de andere keer halverwege is nog acceptabel, maar voorkom in elk geval dat er de ene keer twee weken en de andere keer bijna twee maanden tussen zitten.

Er is nog een reden om hier consequent in te zijn: wanneer je (soms na lang testen) er eindelijk achter bent wat voor jouw specifieke situatie (qua response) het meest gunstige verzendmoment is, is het zonde om daar geen gebruik van te maken.

Tot zover deze e-mailmarkeTIP. Als je aanvullingen hebt, hoor ik het graag!

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen